<div dir="ltr"><div>To whom this may concern,</div><div>It seems as though there may be members of this body inattentive to the bylaws of the board on which the serve. To address this issue, I have pasted the interim operating procedures for the Coordinating Board below. Please take a few minutes to review them, if you are one of the few who have not already.</div>
<div><br></div><div>Though this may be a living document subject to change, our current minutes taker, Ethan Warshow, has done a masterful job efficiently documenting all changes to the operating procedures on Hampedia. Forget not the importance of remaining privy!</div>
<div><br></div><div>Warmly,</div><div>Bree Mabry</div><div><br></div><div>At-large member, CoordBoard</div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><b>The official bylaws of CoordBoard meetings:</b></div>
<div><b>Interim Operating Procedures for the Coordinating Board of HSU</b></div><div><br></div><div><br></div><div>Preamble:</div><div>(1) In the absence of ratified founding documents detailing the operating procedures for the Coordinating Board of the Hampshire College Student Union (hereafter referred to as ‘CoordBoard’), this document stands as a necessary placeholder until a ratified document exists.  </div>
<div>(2) This document differs from the Governance Task Force Final Report of April 2011 (unratified and non-binding) in both scope and content. It simply addresses gaps in CoordBoard’s administrative structure.</div><div>
(3) The powers of this document are derived only from the deference with which CoordBoard shows it. </div><div><br></div><div>Operational Agreement:</div><div>In order for this document to be adopted as an operational set of rules governing the structure and proceedings of CoordBoard, an agreement must be reached by popular vote within a meeting of CoardBoard in which a quorum has been met. All additions or revisions to this document must be enacted by majority vote.</div>
<div><br></div><div>Rules of CoordBoard:</div><div><br></div><div>(1) Voting may only occur in an official CoordBoard meeting.</div><div> <span class="" style="white-space:pre">   </span> (1. 1.) An official CoordBoard meeting shall be constituted by a quorum and recorded in minutes/notes.</div>
<div> <span class="" style="white-space:pre">   </span> (1. 2.) A quorum shall be constituted by the presence of three of the voting At Large members, and three of the voting Scope Group representatives.</div><div>     <span class="" style="white-space:pre">  </span>(1. 2. 1.) If there are fewer positions filled among either the At Large members or the Scope Group representatives than the specified minimum for quorum, the definition of a ‘quorum’ shall be changed for that half of CoordBoard to be simply ‘all current members of that half’ (‘half’ referring to either the At Large or Scope Group portion of CoordBoard).</div>
<div><br></div><div><br></div><div>(2) All votes must be recorded and made public by the note taker by the end of the official meeting in which the vote occurred.</div><div><br></div><div>(3) The facilitator and alternate facilitator of a CoordBoard meeting shall be decided by a popular vote of all present members at the end of the prior meeting.</div>
<div> <span class="" style="white-space:pre">   </span>(3.1.) A vote to change facilitators can be called at any time by any individual member, including intra-meeting.</div><div>         (3.2) For simplicity sake, there shall be no more than one facilitator at any given time</div>
<div><br></div><div>(4) Voting in CoordBoard meetings shall be reserved exclusively to officially confirmed members.</div><div><br></div><div>(5) In the absence of a superior selection process, vacancies for At Large positions shall be filled entirely on a ‘first come first serve’ basis. An email expressing ‘intent to join’ sent to the CoordBoard inbox shall constitute an application.   </div>
<div>  <span class="" style="white-space:pre">  </span>(5. 1.) New members shall obtain voting rights at the beginning of the Coordboard meeting following their application.</div><div>  <span class="" style="white-space:pre">   </span>(5. 2.) Shortly after the creation of an open CoordBoard position, a public ‘position opening notice’ must be sent out to the Hampshire student body.</div>
<div><br></div><div>(6.) Any member of CoordBoard can be removed by a two-thirds vote, if and only if said member has failed to attend three meetings or has failed to attend two Town Meetings.</div><div><br></div><div>(7.) All proposed amendments to this document must be presented in writing (digital or on paper) to CoordBoard by or upon the beginning of any of any official CoordBoard meeting.</div>
<div>                (7.1.) Voting on proposed amendments must be priority on all official meeting agenda's</div><div>        <span class="" style="white-space:pre">   </span>(7.2.) Results of voting are effective immediately.</div>
<div><br></div><div>(8.) Agenda items must be proposed prior to official CoordBoard meetings.</div><div>                 (8.1.) Any agenda item brought fourth outside of this time frame will be added to the end of the agenda, if permitted by a vote, in the order in which they are proposed.</div>
<div>                 (8.2.) There shall be an allocated time for all agenda items. This allocation shall be reasonably predetermined by the facilitator prior to official meetings.</div><div>                 (8.3.) A time extension for any given agenda item may be voted upon at the end of said items allocated time.</div>
<div><br></div><div>(9.) A designated note taker and back up note taker must be voted upon at the end of every meeting.</div><div> </div><div>(10.) All official CoordBoard meetings and Town Halls meetings will end with a 15-minute debrief/temperature check. Note that this is the time for constructive criticism of group dynamic and personal emotions regarding voting results.</div>
<div><br></div><div>(10.1.) The participation of this debrief is limited to official CoordBoard members.</div></div>